Организация деловых приемов

История деловых мероприятий уходит далеко в прошлое. Но в наши дни их значимость нисколько не уменьшилась. Наоборот, плотность рынка говорит о необходимости формирования тесных дружеских отношений с партнерами и клиентами. Если вы хотите, чтобы ваш бизнес чувствовал себя стабильно и уверенно, проводите запоминающиеся деловые или светские приемы ежеквартально.

Организация деловых приемов и мероприятий: повод всегда найдется

Проведение деловых мероприятий очень важно для развития отношений с внешней целевой аудиторий и для установления доверительных связей внутри компании. Основной целью является налаживание контактов, конструктивный обмен мнениями и информацией в неформальной обстановке. От правильной организации зависит очень многое — репутация, имидж, стабильный рост и доход компании.

Деловые мероприятия, основанные на четком понимании целей и приглашении определенной целевой аудитории, позволяют извлечь много полезного для вашего бизнеса. Приглашенные гости знакомятся, общаются, обмениваются ценными контактами — как известно, это отличная возможность роста и развития компаний. Повод для организации приема всегда можно создать или придумать. Главное — регулярно и ярко напоминать о себе своей целевой аудитории.

Существует много интересных видов деловых приемов: завтрак, ланч, бранч, коктейль, журфикс, а-ля фуршет, пикник, фондю, пивной стол и пр. Если возникает желание или необходимость впечатлить своих гостей, то выбирайте что-то необычное.

Недоработки

Особое внимание при организации делового приема уделяйте подготовке и мелочам. Приведу несколько примеров, когда вроде незначительные непроработанные детали печально сказываются на репутации принимающей стороны:

1. Сервис-группа не знает в лицо важных персон. В связи с этим не оказывается должное внимание. Например, VIP-гости сопровождаются не на те места, неправильно представляются присутствующим. Что делать? Распечатывать для сервис-группы специальные подсказки с именами, фотографиями и краткими пояснениями — данный лист находится у встречающих на фирменном планшете.
2. Нет бейджей у сервис-группы. Да-да, такое до сих пор бывает. Или используются бейджи на веревках. Забудьте об этом варианте — они постоянно переворачиваются, затрудняя обращение к организаторам.
3. Нет аншлагов на столах. Или есть, но на них крупными буквами фамилии, а не имена. Помните — главное имена, чтобы присутствующие могли друг к другу обращаться. Кстати, важно, чтобы у всех гостей была программка, включающая и список присутствующих (ФИО, должность).

Клубный формат

И, наоборот, — когда все организовано на высшем уровне, партнеры к вам тянутся. Приведу пример, который может вам пригодиться или навести на свои идеи.

Один предприниматель-северянин занимался продажей недешевого спортивного обмундирования. Ему важно было привлечь и расположить к себе мужскую аудиторию с определенным доходом. Было принято решение ежемесячно (позднее — ежеквартально) проводить пивные вечеринки на заимке (собственник которой был также заинтересован в данной целевой аудитории). Стол был накрыт северными рыбными деликатесами, алкогольным и безалкогольным пивом. При этом программа была организована чинно и благородно. Эти вечеринки были исключительно для представителей сильной половины человечества и собирали достаточно большое количество мужчин (50-60 человек). Участники выездов знакомились и заключали деловые сделки. В скором времени сформировалось определенное сообщество деловых партнеров и единомышленников, а продажи у организаторов выросли благодаря формированию клубного духа и сарафанному радио.

Организовывая деловые мероприятия, помните: даже незначительная ошибка может нарушить гармонию, что испортит впечатление. И, наоборот, — хорошо организованный и проведенный день/вечер станет залогом будущего успеха в делах и взаимоотношениях с нужными людьми.