Деловая миссия — это важный инструмент развития предприятия как на внутреннем (внутри собственной страны), так и внешнем (мировом) рынках. Это запланированная поездка в другой регион или страну, имеющая целью расширить сотрудничество компании на уровне ее руководства, отраслевых объединений или госструктур. Так налаживаются инвестиционные, производственные или научно-технические связи. Предприниматели, участвующие в деловых миссиях (переговорах, выставках, ярмарках…) знакомятся с передовым опытом, отечественными и зарубежными технологиями, ну и конечно организуют продвижение своего товара на рынки других регионов.
Здесь следует учитывать, что любую идею могут погубить незначительные и заранее непродуманные вещи. Поэтому важно еще на раннем этапе обмозговать все до мелочей.
- Тщательно и максимально точно готовьте информацию о своей компании (так называемый профиль). Не надо общих фраз — они способствуют приглашению не тех, кто вам нужен. Пишите детально: сфера, группы компаний по видам деятельности. Чем четче информация, тем «качественнее» будут приглашенные партнеры.
- Обращайтесь к контрагентам избранного вами города за полтора-два месяца до вашего приезда. Во-первых, у них будет возможность грамотно подобрать вам потенциальных партнеров. Во-вторых, данный срок позволит согласовать мероприятие с будущими участниками (что немаловажно для крупных компаний, к которым, собственно говоря, чаще всего и едут). В-третьих, чем больше времени, тем больше приглашенных. В-четвертых, в случае отказа какой-либо компании от участия в деловых переговорах вы сможете дополнить список новыми организациями. Кстати, договор тоже советуем подписывать только за полтора-два месяца «до» — в таком случае PR-компании легче вести диалог с местными бизнесменами, имея на руках официальные документы. Сроки играют важную роль в подготовке серьезных и качественных мероприятий. Тем более дистанционно, в чужом городе.
- Формировать делегацию надо не абы как, а по сферам. Продуктовый бизнес — так продуктовый. Строительство — так строительство. Котлеты — отдельно, мухи — отдельно! Во-первых, однородная компания намного продуктивнее ездит на бизнес-миссии. Одно дело, когда вы по отдельности заказываете партнеров, другое — каждый составляет свой список, который потенциально интересен и другим. Во-вторых, когда приезжает несколько представителей, например, того же продуктового бизнеса, крупные торговые сети с большим энтузиазмом соглашаются на встречи. И это существенная разница — или к одной компании идти, или сразу к нескольким.
- Приезжайте с презентациями и образцами продукции. Ваш представитель может быть сказочно красноречивым, но будущим партнерам все же хочется не столько с ним познакомиться, сколько попробовать продукт, посмотреть и потрогать образцы. Уважайте и свое время, и время приглашенных компаний. Повторюсь, они приходят не просто общаться, а оценить предлагаемые вами товары. Готовьтесь к поездкам качественно!
- Уважайте территории, куда вы приезжаете. Во-первых, если заказали и утвердили план экскурсий на производства, ни в коем случае по приезду не отказывайтесь. Местным организациям неприятно, что по неизвестным причинам экскурсию отменили. К тому же вы подводите контрагента — его репутация и связи страдают по вашей вине. Во-вторых, не забывайте, что трансфер обеспечивает местная компания. Постарайтесь во время переездов воздержаться от некорректных высказываний об организаторах, участниках и городе в целом — вас это не красит, будьте воспитаны и вежливы.
- Если вы едете в какой-либо город первый раз, не ждите, что вас слету встретят с распростертыми объятиями. Изучите рынок. Ознакомьтесь с политикой власти по отношению к местным производителям. Посоветуйтесь с контрагентом — он, как правило, лучше вас знает ситуацию изнутри. Если вы не будете это учитывать, то ваши деловые миссии начнут превращаться в безрезультатные путешествия по городам. К тому же очень редко на первой же встрече заключаются сделки. Знакомьтесь, обменивайтесь контактами, поддерживайте отношения в дальнейшем. Выстраивайте канал после вашего отъезда, напоминайте о себе — тогда с большой вероятностью рано или поздно вы расширите свой рынок.
Конечно, в целом с помощью бизнес-миссий компании отлично развиваются. Но только в том случае, когда к ним подходят заблаговременно, ответственно и целенаправленно. Есть масса деталей, которые играют решающую роль, — не снимайте это со счетов!
Автор: Светлана Крюкова, Брендмастер PeteRson
