Дэвид Аллен — «Как привести дела в порядок»

Пожалуй, самый ключевой навык в современном мире – это умение управлять своим временем. Хороших систем по управлению временем не так уж и много. И одна из лучших — это система Дэвида Аллена GTD (Getting Things Done). Он придумал ее 15 лет назад и описал в бестселлере «Как привести дела в порядок» — книги, которая считается книгой №1 по самоорганизации в мире. Основы этой системы очень простые.

Ключевой принцип GTD

Наш мозг похож на компьютер, на котором запущено множество программ. Все эти программы хоть и не используются одновременно, но постоянно забивают оперативную память. Так вот те списки дел, которые нам нужно выполнить и которые находятся у нас в голове, тоже постоянно «работают» как фон в нашем мозгу.

И до тех пор, пока мы не выпишем на бумагу или не занесем в электронный еженедельник все, что нам нужно сделать, эти «назойливые» дела как мухи, которые все время летают рядом, не дадут нам покоя.

Итак, первый принцип системы: выгрузить весь список дел на бумагу.

Причины всех проблем

Самая главная причина всех проблем в том, что человек нарушает договоренность. Причем эти договоренности могут быть внешними и внутренними, то есть перед людьми и перед собой. Когда мы не держим свое слово, мы начинаем впадать в негатив, потому что неумение выполнять обещания подрывает наше доверие к самим себе.

Что делать с договоренностями? Есть 4 варианта: не заключать их, выполнять или не выполнять, и пересматривать. Как мы поняли, «не выполнять договоренности» — это не вариант.

Но можно их пересматривать. Если, допустим, вы договорились пообедать с бизнес-партнером в обед в пятницу и у вас случился какой-то форс-мажор, то не пытайтесь разорваться — перенесите встречу.

Не думайте, что это нарушает договоренность. Нет, скорее, корректирует.

Думать об одном деле

Еще одно важное правило — в то время, пока вы делаете одно дело, нужно сосредоточиться только на нем и забыть про многозадачность. «Самый быстрый способ сделать все дела — это делать их последовательно», — пишет Аллен. Кстати, совсем недавно вышло обновленное издание его бестселлера «Как привести дела в порядок».

Когда человек входит в оптимальную для себя зону концентрации, для него стирается грань между работой и игрой, и именно поэтому дела даются ему легко. Можно сказать, что человек попадает в состояние «потока».

Еще нужно постоянно планировать следующее действие. Наш мозг так устроен: ему нужно, что и в каком порядке мы будет делать, и тогда он будет чувствовать себя хорошо. Когда Тропа действий начерчена, двигаться становится быстрее.

Те компании и люди, которые постоянно задают себе вопрос: «А каков мой следующий шаг?» оказываются в числе победителей.

Система хранения информации

Если говорить о том, как структурировать информацию, то нужно всегда иметь четыре папки:

1. Следующие действия. Это те самые дела, которые нужно сделать в ближайшее время. Это папка поможет успокоить ваш мозг, который будет уверен в следующем шаге.
2. Проекты. Тут может храниться любая информация по текущим проектам.
3. Отложенные. Тут дела, которые переданы другим или пока недостаточно готовы, чтобы уйти в работу.
4. Когда-нибудь. В этой папке пусть лежат те проекты, которые вас вдохновляют, но время для них еще не пришло.

Все эти принципы помогут вам существенно повысить свою эффективности и перестать стрессовать.

По мотивам книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»