Содержание
- Забрасываем якорь
- Метод помидора
- Метод швейцарского сыра
- Едим лягушек
- Бифштекс из слонов
- Метод резиновой уточки
Сегодня как никогда модно быть организованным и мобильным: книгами по планированию рабочего дня забиты все магазины, а в интернете на каждом шагу попадается реклама семинаров по управлению временем и мультитаскингу, которые из каждого раздолбая обещают сделать приличного человека, способного справляться с пятью делами одновременно. Тех, кто требует от тайм-менеджмента чуда и мгновенною превращения в «успешную личность», ожидает разочарование: гуру модного движения вряд ли откроют кому-то Америку, а советы в духе «заранее рассчитывайте дневную нагрузку» помогут настоящему прокрастинатору не больше, чем аскорбинка — туберкулезному больному.
Универсальной и при этом супердейственной методики управления временем просто не существует, но ничто не мешает попробовать в применении разные методы и правила тайм-менеджмента и собрать по кусочкам свою собственную технологию. Наполеона из вас она вряд ли сделает, зато наверняка поможет минимизировать потерю рабочего времени. Итак, основные методы и правила тайм-менеджмента:
Забрасываем якорь
Не спешите доставать из шкафа тельняшку и белые клеши: якорем в тайм-менеджменте называют любую материальную привязку (звук, цвет, вкус, действие), настраивающую на выполнение определенной задачи. Кто-то привык проверять почту за чашкой кофе, кто-то делает отчеты под саундтреки ко второй части «Терминатора», а не задумывающиеся о вреде курения товарищи обдумывают важные дела после сигаретки-другой. Самый доступный и безопасный для легких якорь, который в любой момент поможет переключиться на работу или отдых, — музыка. Попробуйте составить плейлисты для разных обстоятельств, только не зацикливайтесь на книжных шаблонах типа «классическая музыка для интеллектуальной работы», «тяжелый рок перед жесткими переговорами». Якорь, как правило тайм-менеджмента — штука индивидуальная: некоторым и под Эминема думается отлично.
Метод помидора
Об этом методе тайм-менеджмента мы уже говорили в одной из статей, его итальянец Франческо Чирилло придумал еще в конце 1980-х, когда на кухне каждой синьоры стояли уродливые пластмассовые таймеры в виде томата. Если бы изобретатели кухонной утвари были действительно изобретательными, то, возможно, мы имели бы дело с техникой сельдерея или даже артишоковой терапией. А так всего лишь метод помидора, основанный на исследованиях психологов, считающих, что человек может концентрироваться на чем-то максимум 25 минут. Это и есть один помидор непрерывной работы, после которого 5 минут нужно потратить на отдых. А после четырех помидоров вы заслужили право на 15-минутньй long break. В общем, до боли похоже на школьную систему уроков и перемен. Ради большей аутентичности можно заказать тот самый таймер на eBay.
Метод швейцарского сыра
Если якорь заброшен, но увяз в трясине ежедневных дел и тащит вас за собой, на помощь приходят гастрономические метафоры. Сложные задачи не всегда обязательно выполнять пошагово, в логическом порядке. Можно начать с самых лакомых кусочков, «выгрызая» их, как дырки на поверхности Эмменталя. Скучная презентация? Для начала найдите иллюстрации, выберите шрифт, затем сделайте пару интересных вам слайдов — и очень скоро в сыре будет столько дырок, что доесть его будет совсем легко.
Едим лягушек
Для применения этого метода тайм-менеджмента необязательно быть французом и откупоривать бутылку сухого белого (хотя с ним наверняка будет веселее). «Лягушка» на сленге тайм-менеджеров — мелкое, но неприятное дело, к которому не хочется подходить. Оно постоянно откладывается, грозя перерасти во что- то более серьезное. Написание неприятного письма, телефонный звонок, уборка в ящиках стола — все это и есть противные скользкие лягушки, громко квакающие в вашем пруду. И их надо есть! Каждый день по штучке. Согласитесь, это не то удовольствие, которое стоит растягивать, поэтому не нужно долго сидеть над «блюдом» — лучше съешьте с самого утра и без лишних предварительных размышлений. А вечером можно и бокал вина.
Бифштекс из слонов
Кроме неприятных мелочей есть и действительно важные, крупные задачи (выучить язык английский язык, получить права, сделать ремонт). Отпугивают они именно своей масштабностью: непонятно, с чего начать и хватит ли сил на все. Такого слона лучше всего разделать на небольшие бифштексы и есть по частям, чтобы каждый кусок не вызывал дискомфорта и поглощался с аппетитом. Прежде чем приступить к приготовлению блюда, нужно убедиться, что все кухонные принадлежности и специи находятся под рукой: на рабочем столе должно быть только то, что относится к решаемой сейчас задаче. При этом желательно как можно конкретнее ее формулировать: не «выучить грамматику за эту неделю», а «выучить правила употребления инфинитивов». Новая неделя — новый бифштекс. Так постепенно даже самый большой слон будет съеден. Главное — не ждать, пока он испортится, и не думать постоянно о его размерах. А аппетит, как известно, приходит во время еды.
Метод резиновой уточки
Если приведенные технологии так и не помогли вам справиться с особенно заковыристой задачей, можно обратиться к излюбленному способу программистов — делегированию ее мысленному помощнику. Проше говоря, достаньте где-нибудь резиновую уточку для ванной, поставьте на стол и предупредите, что сейчас вы немного с ней поработаете. Если она не против, объясните ей суть вопроса, максимально просто и подробно. Считается, что верная формулировка проблемы содержит половину решения. На одном из этапов объяснения вы наверняка поймете, что пошло не так, а утка будет счастлива от того, что помогла вашей работе.
Автор: Инга Халиманович
Отличная статья, правда немного бы конкретики добавили, а то суть теряется. Про уточку прикольно сказано)
Сейчас много программных продуктов, которые помогают решить проблемы тайм-менеджмента. По одной только методике Pomodoro есть десяток приложений. Есть разнообразные тайм-трекеры, таск трекеры. Сотни программ на эту тему существует. Я для себя использую Time tracker primaERP. Запуск таймера по конкретной задаче работает для меня как «якорь».
У меня на столе лежит список дел на месяц, неделю и ближайший день. А утро я начинаю с определения двух трех главных задач. Хотя мне, как и многим, свойственно желание подольше растянуть приятное дело и подальше отодвинуть нелюбимое, я трудилась над собой. Посещала тренинги, работала с мотивацией: хочешь иметь выходные дни — распределяй силы. Но даже при самом напряженном графике я соблюдаю непременное условие личного тайм-менеджмента: выделяю несколько минут в день на «промежуточную радость». Сижу в соцсетях, иду выпить чашку кофе или звоню друзьям. Это дает заряд бодрости и сил для будущих свершений.
В своей работе я пользуюсь TMetric (tmetric.com). Он абсолютно бесплатный и при этом удобный. Рабочий день наглядно отображается временной шкалой, очень просто генерировать различные отчеты, при этом можно накладывать различные фильтры, также поддерживается интеграция с популярными системами управления проектами.
Для меня тайм-менеджмент совсем не отвлеченный управленческий навык, не то, что другой бы назвал организацией рабочего дня или рабочей недели. Это категория, которая живет в моем сознании. Приведу пример. Ты смотришь на человека, он говорит: «Сделаю за неделю». Ты по прошлому опыту понимаешь, что на самом деле — за три недели, и строишь процесс в расчете на три недели, а не одну. В конечном итоге, чтобы быть человеком, который может все сделать вовремя, ты постоянно должен думать не столько о задачах и их сложности, сколько о том, как соотносить вопросы с конфигурацией работающей с тобой команды. Понимание всего этого приходит с опытом, как и осознание, какие этапы являются критическими. Вот что, на мой взгляд, и есть тайм-менеджмент.